안녕하세요!
오늘은 AI를 활용해 자동으로 일정을 관리해주는 ‘AI 비서 시스템’을 만드는 방법을 소개하려고 합니다.
“오늘 뭐 하지?”, “회의 시간 언제였지?”, “이 일정 어디에 정리했더라?”
이런 고민을 한 번이라도 해본 적 있다면,
오늘 글이 정말 유용하게 느껴질 거예요.
지금은 단순히 일정만 관리하는 시대가 아닙니다.
AI를 잘 활용하면 일정 등록 → 우선순위 정리 → 리마인드 → 하루 요약까지
모두 자동으로 처리할 수 있습니다.
이 글에서는 실제로 제가 사용 중인
Google Calendar + Zapier + ChatGPT 조합으로
“완전 자동 일정 관리 루틴”을 만드는 과정을 단계별로 알려드릴게요.
1️⃣ Google Calendar로 일정의 중심 잡기
AI 일정관리 시스템의 핵심은 Google Calendar(구글 캘린더) 입니다.
대부분의 자동화 도구나 AI 플랫폼이 구글 캘린더와 연동되기 때문에,
일정을 등록만 해도 자동화 루틴이 작동하게 만들 수 있습니다.
💡 Step 1. 캘린더 구조 정리
먼저 구글 캘린더에서 프로젝트별로 캘린더를 나누세요.
예를 들어,
개인 일정
업무 일정
콘텐츠 제작 일정
회의 및 미팅 일정
이렇게 분리해두면, 나중에 AI가 “어떤 일정이 어떤 성격인지”를 더 정확하게 구분할 수 있습니다.
또한 일정 제목에도 규칙을 만들어주세요.
예: [프로젝트명] 작업내용
👉 [블로그] AI 회의록 자동화 글 작성, [회의] 팀 콘텐츠 전략 회의
이런 식으로 제목에 힌트를 넣어두면, ChatGPT가 텍스트를 분석해
자동으로 정리하거나 요약할 때 훨씬 깔끔해집니다.
💡 Step 2. 캘린더를 데이터 허브로 활용하기
캘린더는 단순히 일정을 저장하는 용도가 아니라,
AI가 정보를 가져가고 결과를 되돌려주는 데이터 허브 역할을 하게 됩니다.
즉, 우리가 일정 하나를 등록할 때마다
AI는 “그 일정이 어떤 성격인지 → 어떤 준비가 필요한지 → 끝난 뒤 어떤 요약을 남길지”를
자동으로 판단하게 만들 수 있습니다.
2️⃣ Zapier로 AI와 캘린더를 연결하기
이제 본격적으로 자동화 도구인 Zapier(자피어) 를 사용합니다.
Zapier는 여러 앱을 서로 연결해 자동으로 작업을 수행하게 해주는 플랫폼이에요.
여기서는 구글 캘린더와 ChatGPT를 이어주는 역할을 합니다.
⚙️ Step 1. Zapier 기본 개념 이해하기
Zapier는 두 가지 개념으로 작동합니다.
Trigger (트리거): 어떤 일이 발생할 때 → “일정이 추가됨”, “시간이 됨” 등
Action (액션): 그에 따라 어떤 작업을 자동으로 수행 → “ChatGPT 호출”, “이메일 전송” 등
즉, “캘린더에 일정이 추가되면 ChatGPT가 자동으로 해당 내용을 요약한다” 같은 식으로 자동화를 만들 수 있습니다.
⚙️ Step 2. 기본 자동화 루틴 만들기
예시 ① — 일정 자동 요약 메일
Trigger: Google Calendar에 새 일정이 등록됨
Action: ChatGPT가 일정 내용을 한 줄로 요약
결과: Gmail로 ‘오늘의 일정 요약’ 이메일 자동 전송
💬 ChatGPT 프롬프트 예시:
“다음은 구글 캘린더 일정입니다. 각 일정의 핵심 내용을 한 줄로 요약해서 이메일 형식으로 정리해줘.”
이렇게 하면 AI가 알아서 요약된 일정표를 메일로 보내줍니다.
예시 ② — 매일 아침 자동 일정 리포트
Trigger: 매일 오전 8시 자동 실행
Action: Google Calendar에서 오늘 일정 목록 가져오기
Action: ChatGPT가 ‘오늘의 일정 우선순위 리포트’ 작성
결과: Slack이나 Notion, 이메일로 자동 전송
AI가 생성한 리포트 예시는 다음과 같습니다 👇
오늘 일정 요약
10:00 AM: 팀 회의 (신제품 콘텐츠 기획)
2:00 PM: 클라이언트 피드백 미팅
4:00 PM: 블로그 글 최종 검수
✅ 오늘의 우선순위:
회의 준비 (자료 검토)
피드백 정리
콘텐츠 발행 일정 확인
이 루틴 하나만 있어도 “오늘 뭐 해야 하지?” 하는 고민이 사라집니다.
예시 ③ — 회의 종료 후 자동 회고
Trigger: 회의 일정이 종료됨
Action: ChatGPT가 “이 회의의 주요 내용을 요약해줘” 프롬프트 실행
결과: 자동으로 Notion이나 Google Docs에 저장
이렇게 하면 회의가 끝나자마자 요약본이 자동으로 기록됩니다.
회의록을 따로 정리할 필요가 없죠.
3️⃣ ChatGPT로 ‘생각하는 비서’ 만들기
이제 마지막 단계는 ChatGPT를 단순한 요약 도구가 아니라,
“스스로 판단하고 정리하는 AI 일정 비서”로 만드는 것입니다.
💡 Step 1. ChatGPT 프롬프트 고도화하기
AI에게 단순히 “요약해줘”가 아니라, 아래처럼 구체적으로 요청해보세요 👇
“다음은 내 구글 캘린더 일정이야.
각 일정의 중요도를 판단해서 우선순위를 나눠줘.
그리고 오늘 하루에 집중해야 할 3가지를 제안해줘.”
ChatGPT는 단순한 텍스트 요약을 넘어,
우선순위 관리, 일정 재구성, 시간 블록 제안까지 해줄 수 있습니다.
결과 예시 👇
🔹 중요도 높은 일정: 팀 회의, 클라이언트 미팅
🔹 낮은 우선순위: 블로그 검수
🔹 오늘 집중할 일: 미팅 준비 + 자료 업데이트
💡 Step 2. 하루 회고 자동화
하루가 끝날 때, ChatGPT에게 이렇게 요청할 수도 있습니다.
“오늘 일정 중 완료하지 못한 항목은 어떤 것이었는지 알려줘.
내일로 미뤄야 할 일정이 있다면 다시 정리해줘.”
Zapier를 활용하면,
ChatGPT가 회고 내용을 자동으로 구글 캘린더나 Notion에 반영할 수도 있습니다.
즉, AI가 하루 마무리와 다음날 계획까지 자동으로 세팅해주는 거죠.
💬 Step 3. 완전 자동 루틴 예시
아침 8시: ChatGPT가 오늘 일정 리포트 자동 발송
일정 등록 시: AI가 자동 요약 및 리마인드 생성
하루 종료 시: ChatGPT가 완료/미완료 항목 정리 후 캘린더 업데이트
이 세 단계만 연결해두면,
더 이상 일정 관리에 손댈 일이 거의 없습니다.
AI가 진짜 “일정관리 비서”처럼 작동하게 됩니다.
🚀 마무리 — AI가 내 일정을 관리할 때, 나는 진짜 중요한 일에 집중한다
AI 일정 관리의 진짜 목적은 단순한 편리함이 아닙니다.
“생각을 덜어내는 것”, 그리고 “집중력을 되찾는 것”이에요.
Google Calendar가 일정의 중심을 잡고,
Zapier가 자동화를 연결하며,
ChatGPT가 요약·판단·피드백을 담당하면
당신의 하루는 완전히 새로운 수준의 생산성을 가지게 됩니다.
요약하자면 👇
Google Calendar로 일정 구조를 정리하고,
Zapier로 자동화 트리거를 설정하고,
ChatGPT로 요약·리포트·피드백을 자동 생성한다.
이 세 가지를 조합하면
AI가 내 일정을 대신 관리하고, 나는 더 중요한 결정에 집중할 수 있습니다.
이제는 AI가 “오늘 해야 할 일”을 대신 알려주는 시대입니다.
AI 비서를 한 번 만들어두면,
당신의 하루 루틴이 완전히 달라질 거예요. 🌟